Als Natalie Krämer (Name geändert) im vergangenen Sommer das Prüfungsamt der Humanwissenschaftlichen Fakultät betrat, um von ihrem Magister- zu einem Bachelorstudiengang zu wechseln, glaubte sie, dass das schnell gehen würde: Scheine abgeben, einige Tage später das Anerkennungsschreiben dafür bekommen, sich damit um einen Bachelor-Studienplatz bewerben. »Die Mitarbeiterin im Prüfungsamt hat gesagt, es dauert eine Woche, bis das Schreiben da ist«, sagt Krämer.
Drei Wochen später wartete sie immer noch. Krämer schrieb daraufhin Mails und rief im Amt an. Am Telefon wollte niemand zuständig sein, die Mails kamen angeblich teilweise nicht an. Zweimal will eine Mitarbeiterin das Schreiben abgeschickt haben - keiner der Briefe kam an. Letztlich dauerte es eineinhalb Monate, bis Krämer die Anerkennung ihrer Scheine in der Hand hielt. »Natürlich war ich erst einmal böse«, sagt sie. »Aber die Mitarbeiterin im Prüfungsamt ist einfach völlig überlastet.« Mit ihrem Ärger ist Krämer nicht alleine. Auch beim Prüfungsamt der Philosophischen Fakultät sind lange Wartezeiten an der Tagesordnung. Das ist in der Regel nicht die Schuld der MitarbeiterInnen. Sie sind oft überlastet wegen der vielen Studierenden, die an sie herantreten. Verantwortlich dafür, ob mehr Personal eingestellt wird, ist in letzter Instanz das Dekanat. Im Prüfungsamt ist man allerdings überzeugt, genügend MitarbeiterInnen zu haben. »Die Dekanin hat in den vergangenen Jahren Stunden- und Personalaufstockungen beschlossen«, sagt der Leiter des Amts Sebastiao Iken. »Wir sind zwar nicht übermäßig üppig, aber doch gut aufgestellt.«
Iken hält es für unvermeidbar, dass das Prüfungsamt gelegentlich überlastet ist. Denn viele Studierende müssen sich während fester Fristen persönlich zu Prüfungen anmelden - und neigen seiner Erfahrung nach dazu, geballt an den letzten Tagen vor Fristablauf zu erscheinen. An diesen Tagen stelle das Prüfungsamt, so Iken, mehr MitarbeiterInnen als sonst bereit, aber auch das könne Warteschlangen nicht verhindern. Besonders viel Arbeit verursachen auch verspätete Prüfungsanmeldungen. Dauerhaft mehr MitarbeiterInnen würde Iken trotzdem nicht einstellen, um Leerläufe zu vermeiden.
Auch ProfessorInnen verursachen oft Verzögerungen im Ablauf des Prüfungsamts-Alltags. Wenn Institute beispielsweise kurzfristig neue Prüfungs- oder Meldeverfahren einführen, beschert das dem Amt außerplanmäßig Mehrarbeit. Die Folge: Studierende und ihre Anliegen müssen warten. Mitschuld haben zudem neue Prüfungsordnungen, die durch Abmelderegelungen und zusätzliche Prüfungen Arbeit machen. »Der Verwaltungsaufwand wird exponentiell mehr, ohne dass wir mehr Absolventen haben«, sagt Iken. Spätestens im Jahr 2010 sollen sich Studierende deshalb auch online über das Verwaltungssystem Klips zu Prüfungen anmelden können.